Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.
Igualmente, es un gestor de datos que recopila información relativa a
un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de
clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está
pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.
Elementos u objetos de Access
Las
bases de datos en Access se componen de cuatro elementos objetos
fundamentales: las tablas, los formularios, las consultas y los
reportes. Aquí te mostraremos en qué consiste cada uno de ellos.
Las tablas
Access registra y organiza los
datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son
el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos;
sin ellas sería imposible que funcionen correctamente.
En Access, a cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de información que contienen.
Por ejemplo, en el campo "Nombre" siempre habrán celdas con nombres de personas, en el campo "correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de e-mail, etc.
Las filas en Access son denominadas registros. Cada registro corresponde a la información completa de un elemento.
De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro. Por ejemplo, si tenemos la tabla "clientes" cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc (cada uno en una celda diferente).
De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro. Por ejemplo, si tenemos la tabla "clientes" cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc (cada uno en una celda diferente).
Formularios - Consultas - Reportes
Aunque las tablas almacenan todos tus datos,
únicamente los tres objetos restantes de Access te permiten trabajar con
ellos. Los formularios, las consultas y los reportes son la forma de
interactuar con la base de datos.
Los Formularios
Los formularios se emplean
para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy
probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como
cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y
también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet.
La razón por la que los formularios se usan de manera
tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas
en registrar su información correctamente.
Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.
Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.
Con
Access puedes diseñar tus propios formularios que te facilitarán la
manera en la que ingresas la información a la base de datos.
Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto.
Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto.
Las Consultas
Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es
como hacer una pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no
se usan para preguntas simples como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes.
Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte
información que no podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla.
Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específcos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.
Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específcos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.
Los Reportes
Son muy úliles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.
Como crear una base de datos
A continuación se presenta los siguientes videos donde podran aprender a crear una base de datos en ACCESS.
Criterio Personal
Access es una herramienta que nos ayuda a crear bases de datos, en access podemos realizar relaciones las mismas que ayudaran a que nuestra base lleve una organización y cordinación, debemos realizar las relaciones de manera adecuada, ya que al realizarlas de una manera erronea la base de datos no funcionara de la manera que esperamos.
Para mas información haga click aquí
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